「働く」を「楽しくする」ためにできることって何だろう?

(実例掲載)リモートワークのガイドラインを作る際のポイントは?  担当者に話を聞きました。

 

加賀見早苗(写真手前):ユーザーサポートとしてIncrementsに入社。現在はコーポレート部門のリーダーとして労務・経理・総務全般を担当。得意なコミュニケーションスキルを活かして、各部門を横断した多様な働き方についての施策や制度化を模索中。

今回はリモートワークのガイドラインについて取り上げます。

以前、このブログでリモートワークについて取り上げた記事があり、少しだけ話題に出たことががきっかけになっています。ガイドラインを設けるにあたって、「どのような内容を盛り込むのか」、「どのように作るのか」、「どういったことに気をつけるといいのか」など、実際に作成に携わったコーポレートの社員から話を伺いました。

記事後半にはIncrements社内で共有されているガイドラインも実際にお見せしますので、ぜひ参考にしてください!

文・聞き手/Work:Q編集部 話し手:加賀見早苗


ガイドラインで「振る舞い」を、就業規則で「ルール」を定義

――編集部

まずはIncrementsのリモートワークのガイドラインがどのような考え方で作られているのか教えてください。

――加賀見

そもそもリモートワークをなぜ導入したか、その目的についてお話しますと、「個人、チーム、会社としての成果を最大化するために、働く時間や場所を各自が選べるようにするため」というのが根本の考え方にあります。

この考え方に沿って「振る舞い」を定義したのが、Incrementsのリモートワークのガイドラインにおけるポイントです。

「振る舞い」を具体的にすると、「リモートワークをするにあたって、こういうスタンスで臨みましょう」ということになります。なので、「これをしてはいけない」というものではなく、メンバーの共感を得やすくするために「~~しましょう」といったトーンで記述されているんです。

――編集部

拝見しましたが、行動指針のようなものに近い印象を受けました。柔らかめのトーンなので、「なるほど。そうだよね」といった共感を得られやすい内容だと思います。ちなみにリモートワークについては、ガイドラインとは別に就業規定も作られていると聞きました。それはなぜでしょうか。

――加賀見

会社としてリモートワークに取り組むのであれば、「申請の手続きはどうすればいいの?」、「コワーキングスペースで仕事をした場合の費用負担はどうなるの?」といった、あらかじめ決めておかないといけないことも出てきます。

そういった最低限の決め事を就業規定では明文化していますね。ガイドラインでは「振る舞い」を定義していて、就業規則では「ルール」を定義しているといった位置づけになります。

解釈の違いを防ぐために「なぜリモートワークをやるのか」という目的を明文化する

――編集部

「振る舞い」と「ルール」の2つの視点からリモートワークを明文化するというのは、「自社でもリモートワークのガイドラインを作ってみよう」と考えている方に、とても参考になりそうです。

――加賀見

これからガイドラインを作るのであれば、まずは「なぜリモートワークをやるのか」という目的を明文化して、しっかり抑えておくべきだと思います。というのは、目的を明文化しないままにしておくと、人によってリモートワークの捉え方で解釈が違ってきてしまって、働き方にも差が生まれてしまうんですね。

人数が少ない時は、暗黙の共通認識で済んでいるからいいのですが、人が増えてくると「まあだいたいこんな感じでやっていればいいんだよね」みたいなことがあった場合、「いやいや、それは違うでしょ」と指摘しても、目的が明文化されていなければ、お互いの意見がぶつかりあうだけで、上手な落とし所が見つけられません。

――編集部

そういった見解の相違を防ぐためにも、目的の明文化はポイントなんですね。では、実際にリモートワークのガイドラインを作る場合、どのように作っていくといいでしょうか。

――加賀見

Incrementsのガイドラインの場合は、社長の書いたリモートワークに関する考え方の記事と、リモートワークを提案した社員の書いたガイドラインの記事が、社内のQiita:Teamで共有されていたので、それらのドキュメントをベースにしてより良いガイドラインの体裁に仕上げました。

まだ何もない状態であれば、関係者を巻き込みながら、まずはリモートワークに関する会社の考え方や目的を明らかにする作業から始めてみてはいかがでしょう。また、盛り込む内容については、今回の記事にIncrementsで実際に利用しているリモートワークのガイドラインを掲載しますので、そちらをたたき台にしてもいいと思います。

――編集部

目的がはっきりしていれば、ガイドラインを作るにあたって盛り込む内容をどうするかも、認識が共有できてスムーズに進みそうです。ほかにも何か参考になるアドバイスはありますか?

――加賀見

アドバイスというか、Incrementsのガイドラインの運用もまだ完成しているわけではないので、これからこうしていきたいという話になりますが、振り返りの機会を持つことですね。運用しているメンバーが定期的に集まって、良し悪しを洗い出してアップデートしていくといいのではないでしょうか。

それからガイドラインを作ってみて「人が大事」というのを痛感しています。いくらガイドラインを用意しても、伝えていく人がいないと根付いていきません。ですから、例えば各チームでリモートワーク施策の担当者を決めて、普及に協力してもらうといった仕組みも必要な気がしています。

ガイドラインも就業規定も、実は会社の文化形成を担っている

――編集部

なるほど。作って運用してみて分かった課題もあるようですね。いま見えているのはどういった課題になるんでしょう。

――加賀見

冒頭にお話した「個人、チーム、会社としての成果を最大化するために、働く時間や場所を各自が選べるようにするため」という、会社から提示されたリモートワークの目的に対して、Incrementsのメンバー各自が意思を持って応えているかというと、現状ではなかなか難しいところもあるのが課題ですね。

リモートワークを根付かせていくには、理想の会社像、理想の社員像、理想の働き方といった、より大きな枠組みでの決め事があって、その理想を実現するためにリモートワークがあるという認識で、会社とメンバーの認識を揃えていくのが重要だと考えるようになりました。

そのために何をすればいいのかは、他社の方に話を聞いてみたりして、これから試行錯誤していくことになりそうです。ガイドラインも就業規定も、実は会社の文化形成を担っているというのはとても学びになりました。

――編集部

そうですね。会社のあり方に深く結びついているというのが、加賀見さんの話を聞いての発見でした!また何か新しい動きがあったらお話をうかがわせてください。本日はありがとうございました。

それでは以下にIncrementsで実際に利用しているガイドラインをお見せします。このガイドドラインとともにリモートワークに関する就業規定やセキュリティーポリシー、緊急連絡先などの情報も整備して共有しています。

リモートワークのガイドライン

はじめに

Incrementsのリモートワークは、働く時間や場所を各自が選択できる就業環境を実現することにより、個人・チーム・会社として挙げる成果を最大化することを目的としています。

またこのガイドラインや規定は、リモートワークを導入する上で最低限のルールとして定められたものです。よって下記が守られないと最悪の場合はリモートワークを廃止しなくてはなりません。各自下記を尊守し、リモートワークを活用して成果をあげていきましょう!

 必須:日報を必ず書きましょう

リモートワークの日は、必ず日報を書きましょう。今日やったことや、今後の予定、その他考えたことなどをこまめに書き残し、投稿しましょう。取るに足らないと思ったことでも、あとで見返したときや他の人が見たときに何か発見があるかもしれません。

情報セキュリティを徹底しましょう

  • セキュリティーポリシーを確認しましょう
    • セキュリティポリシー(別途用意する) を確認して、情報漏洩のリスクから身を守りましょう。

アウトプットを続けていきましょう

  • 会話のログを残しましょう
    • 議論のログを残すようにしましょう。特に、何らかの意思決定や問題解決が行われた場合などには、その過程を書き残しておくことで誰かの役に立ちます。
  • 進捗を共有しましょう
    • 自分の進捗や作業予定を、常に誰からでもアクセスできるところで共有しておきましょう。進捗を明文化しておくと、進捗が出ていないかもしれない不安をなくせたり、働き過ぎてしまう問題を防げます。

コミュニケーション方法に気を配りましょう

  • ツールを使い分けましょう
    • すぐに応答してほしいかどうかという緊急度に基いて、チャット、Qiita:Team、メール、電話など、適切なツールを選びましょう。一口にチャットと言っても、チャンネルの適切さやメンションの有無などにも配慮しましょう。
    • なおチャットなどの通知は受け取り手が適切に制御してくれていると考え、必要であれば遠慮せずにメンションなどを使いましょう。仮にチャットでメンションしたとしても、即座に反応がもらえることは強くは期待しないようにしましょう。緊急時は緊急連絡(別途用意する)を参照してください。
    • 通知は受け取る側がSlackのDo Not Disturb機能などを利用し適切に制御することが前提ですが、GitHubやQiita:Team、Slackの#status_xxxチャンネルなどをうまく使ってあげると受け取り手に優しいですね(特にインフラ担当メンバーに対して)。
  • 同期的なやり取りはコアタイムに寄せましょう
    • 弊社では現状13時から17時をコアタイムとしているので、会議などはこの時間中にやりましょう。
  •  きちんとレスポンスを返しましょう
    • メンションやカレンダーの招待にはきちんと返事しましょう。
      • Chatは口頭と違い、話しかけた時に相手に伝わっているかはわかりません。相手から何も反応がない場合、話しかけた人には相手が「気付いていない」のか「伝わったが回答に悩んでいる」のか「伝わったけれども反応していないだけ」なのかわかりません。一言のレスや絵文字リアクションなど、簡単にでもいいので反応しましょう。
      • またカレンダーの招待もきちんと参加可否を回答しましょう。ミーティングを開催する人は誰が参加するのかを把握しておく必要があります。参加するか未定であっても、Maybeと回答し、招待されたことは把握していることを招待者に伝えましょう。

機材をケチるのはやめましょう

マイクやネットワークなどの環境にお金をケチるのはやめましょう。会議で1人だけ調子が悪くてうまく繋がらなかったり、ノイズが酷くてコミュニケーションが行いづらいなどの問題を防ぎましょう。

  •  MacBookの内蔵マイクではなくヘッドセットを使いましょう。
    • iPhone付属のイヤホンでも全然違います。ハウリングの要因にもなるので、最低限ヘッドホン・イヤホンは装着しましょう。

働き方は自分達でデザインしましょう

  • 同僚を信頼しましょう
    • 社員を見張っておく仕組みがないとサボってしまうのではという不安は捨てましょう。人柄がよく朝早く働いている人間を評価するよりも、成果物に基いて仕事の評価を行うようにしましょう。
  • 働き過ぎないようにしましょう
    • 仕事の始まりと終わりのタイミングが曖昧になると働き過ぎることになりがちです。場所や服装を変えたり、定期的に行うフローを設けるなどして切り替えましょう。自分で作業予定を計画したり、進捗を共有したりすることで、あまり働いていないかもしれないという不安を減らしましょう。

その他

リモートワーク規程を参照(別途、用意する)


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